BAB II
PEMBAHASAN
A. PENGERTIAN
PERENCANAAN
Perencanaan
secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas
kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban
atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when),
di mana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi
perencanaan yaitu “proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan
menentukan cakupan pencapaiannya. Rencana dapat berupa rencana informal atau
secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan
merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal
adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka
waktu tertentu. Rencana formal adalah merencanakan bersama anggota korporasi,
artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana
formal dibuat untuk menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
“Suatu
perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan
efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai
dengan tujuan yang ingin di capai.
Berdasarkan
definisi tersebut, perencanaan minimum memiliki tiga karakteristik berikut:
1. Perencanaan tersebut harus
menyangkut masa yang akan datang
2. Terdapat suatu elemen identifikasi
pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang
dan akan di ambil oleh perencana
3. Masa yang akan datang, tindakan dan
identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang amat penting dalam
setiap perencanaan.
Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan
untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merncanakan berarti
mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya
lainya untuk mencapai suatu perencanaan. perencanaan dalam pengertian ini
menitikberatkan kepada usaha untuk menyeleksi dan menghubungkan sesuatu dengan
kepentingan masa yang akan datang serta usaha untuk mencapainya .
Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur perencanaan.
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai
unsur-unsur perencanaan.
-
Unsur pertama adalah tindakan apa yang
harus dikerjakan
-
kedua ada sebabnya rindakan tersebut harus
dilakukan,
-
ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan,
-
keempat kapa tindakan tersebut dilakukan,
-
kelima siapa yang akan melakukan tindakan
tersebut,
-
dan yang terakhir bagaimana cara
melaksanakan tindakan tersebut.
Dalam sebuah
perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana
yang baik yakni :
1. Pemakaian kata-kata
yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga
penafsiran yang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.
2. Fleksibel, suatu
rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada
perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan diadakan
peneysuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu
walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3. Stabilitas, tidak
perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya
setiap saat, harus ada dalam pertimbangan.
4. Ada dalam
perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada
siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5. Meliputi seluruh
tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.
Dengan
demikian, perencanaan mengandung beberapa arti antara lain:
ü Proses. Yaitu suatu konsep dasar yang
menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan
tahap-tahap yang di tentukan.dalam hal ini kegiatan dalam perencanaan dilakukan
menurut proses yang berlaku.
ü Penetapan tujuan dan sasaran. Yaitu kegiatan merencanakan ke
arah mana organisasi dapat menetapkan tujuan nya secara khusus ataupun
umum,tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.
ü Pemilihan tindakan. Yaitu organisasi harus
mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan
semua tindakan yang kadang kala tidak efektif
ü Mengakaji cara terbaik. Walaupun pilihan tindakan itu
sudah dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif kalau dilakukan dengan
cara kurang baik.sebaliknya,sesuatu yang baik apabila dilakukan dengan cara
yang baik pula maka akan menghasilkan sesuatu yang efektif.
ü Tujuan . Hal ini menyangkut hasil akhir
atau sasaran khusus yang diinginkan oleh organisasi.keinginan itu bisa
dinyatakan dalam suatu standar-standar yang berlaku baik kualitatif maupun
kuantitatif.
Jadi dapat disimpulkan bahwa
perencanaan adalah tindakan integratif yang mencoba untuk memaksimumkan
efektifitas secara total dari organisasi sehingga apa yang dibutuhkan tercapai.
B. PROSES PERENCANAAN
Sebelum
para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih
dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan
organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan
dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang
akan mengerjakannya.
“Perencanaan
sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu
pekerjaan, dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling
berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan
Kebutuhan
akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin mengikat pada
tingkatan manajemen yang lebih tinggi, di mana perencanaan itu mempunyai
kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada
tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu
perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh
organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama
untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.
Terdapat
pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada
ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer.
Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada
perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya
organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka
panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer
untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan.
Menurut
T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap
sebagai berikut :
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian
tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan
dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Perencanaan sangat penting dan perlu untuk setiap usaha
mencapai tujuan. Alasan ini didasarkan pada suatu pandangan bahwa kondisi masa
depan tidaklah pasti. Lingkungan yang berubah begitu cepat menuntut siapa pun
baik perseorangan maupun lembaga untuk selalu membuat rencana. Tanpa membuat
perencanaan, organisasi akan kehilangan arah dan sulit untuk mengantisipasi
ancaman perubahan lingkungan.
Banyak faktor yang mempengaruhi pentingnya pembuatan suatu
perencanaan antara lain : perubahan ekonomi, kemajuan teknologi, perubahan
iklim, perubahan selera konsumen, gejolak politik, dan sistem keamanaan yang
tidak terjamin memberikan banyak tantangan yang harus dihadapi walaupun penuh
dengan resiko.
Selain
untuk lebih memantapkan arah bagi organisasi dalam mencapai tujuannya, perencanaan
juga memiliki peranan penting lainnya, seperti:
1. Untuk mengkooordinasikan usaha-usaha
Didalam suatu organisasi pekerjaan-perkerjaan dilakukan
individu dan kelompok yang memiliki tujuan dan kepentingan yang berbeda-beda.
Maka perlu dilakukan koordinasi, agar tujuan dan kepentingan itu tidak keluar
dari tujuan organisasi.
2. Untuk mengatasi perubahan
Dengan adanya perencanaan yang matang maka
perubahan-perubahan potensial yang akan terjadi akan dapat diantisipasi secepat
mungkin.
3. Untuk pengembangan manajer
Manajer harus bertindak proaktif dan membuat hal-hal terjadi
dan bukan sebaliknya, bertindak rekatif dan membiarkan hal-hal terjadi.
Tindakan perencanaan akan mempertajam kemampuan manajer untuk berfikir ketika
mereka mempertimbangkan gagasan-gagasan abstrak dan kemungkinan-kemungkinan
yang akan terjadi.
4. Untuk pengembangan standar kinerja
Keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan menjadi
standar kinerja untuk masa yang akan datang. Tanpa perencanaan, standar
performa mungkin menjadi tidak rasional dan subjektif.
C. ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN
Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat
program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapain
tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan
pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi
harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak
hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam
dunia usaha.
Ada dua alasan
dasar perlunya perencanaan :
1. Untuk mencapai “protective
benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Untuk mencapai “positive
benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Beberapa manfaat
perencanaan adalah :
1. Membantu manajemen
untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan
2. Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3. Membantu penempatan
tanggung jawab lebih tepat
4. Memberikan cara
pemberian perintah untuk beroperasi
5. Memudahkan dalam
melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
6. Membuat tujuan
lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7. Membuat tujuan
lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
8. Menghemat waktu,
usaha, dan dana
Beberapa kelemahan
perencanaan adalah :
1. Pekerjaan yang
tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
2. Perencanaan
cenderung menunda kegiatan
3. Perencanaan mungkin
terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
4. Kadang-kadang hasil
yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah
tersebut terjadi
5. Ada beberapa
rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten
D. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAGEMEN LAINNYA
Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi
manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan
manajerial lainnya adalah saling berhubungan saling tergantung dan
berinteraksi.
-
Pengorganisasian dan penyusunan personalia (organizing) Pengorganisasian
adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, psikis
dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber
daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
-
Pengarahan (directing) Fungsi
pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan
kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber
daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan
memotivasi karyawan.
-
Pengawasan Perencanaan
dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d sebut sebagai
“kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk
perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria
penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah
untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap
pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
E. JENIS-JENIS PERENCANAAN
Ada beberapa macam
perencanaan yang ditinjau dari beberapa segi,yaitu:
A. Jenis perencanaan
menurut prosesnya :
1. Policy Planning,
suatu rencana
yang memuat kebijakan-kebijakan saja, tentang garis besar atau pokok dan
bersifat umum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan kebijakan itu tidak
dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.
2. Program Planning
merupakan perincian dan penjelasan daripada policy planning. Dalam
perencanaan ini biasanya memuat, hal-hal berikut: a. Ikhtisar
tugas-tugas yang harus dikerjakan
b. Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan
c. Biaya,
personalia, situasi dan kondisi pekerjaan
d. Prosedur kerja yang harus dipatuhi
e. Struktur organisasi yang harus dipenuhi
3. Operational
Planning (perencanaan kerja), yakni suatu perencanaan yang
memuat hal- hal yang bersifat teknis seperticara-cara pelaksanaan tugas agar
berhasil mencapai tujuan yang lebih tinggi. Hal-hal yang ini sering kali dimuat
dalam perencanaan adalah : a. Analisa daripada program
perencanaan
b. Penetapan prosedur kerja
c. Metode-metode kerja d.
Tenaga-tenaga pelaksana
e. Waktu, dan sebagainya
B. Jenis perencanaan
menurut jangka waktunya :
1. Long Range
Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yang dalam pelaksanaannya
membutuhkan waktu lebih dari tiga tahun
2. Intermediate
Planning, yaitu perencanaan jangka menengah yang waktu pelaksanaanya
membutuhkan waktu antara 1hingga tiga tahun
3. Short Range
Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yang pelaksanaannya membutuhkan waktu
kurang dari 1 tahun
C. Jenis perencanaan
menurut wilayah pelaksanaannya :
1. National Planning, yakni
rencana yang diperuntukkan bagiseluruh wilayah Negara
2. Regional Planning, yakni
rencana untuk suatu daerah
3. Regional Planning, yakni
rencana untuk suatu daerah
D. Jenis perencanaan
menurut penggunaannya :
1. Single Use
Planning, yaitu
suatu perencanaan hanya untuk sekali pakai saja. Dalam artian jika rencana
tersebut telah tercapai, maka tidak akan digunakan lagi
2. Repeats Planning, yaitu
perencanaan yang dipakai secara berulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan
berkali-kali
E. Jenis perencanaan
dilihat dari segi luasnya usaha kegiatan :
1. General Planning, suatu
rencana yang dibuat secara garis besar dan menyeluruh untuk kegiatan kerja sama
yang lebih luas.Misalnya rencana Kepala Bidang Kanwil untuk satu tahun pelajaran
2. Special
(Concentrated) Planning, suatu
rencana mengenai kegiatan khusus,
misalnya perencanaan yang dilakukan oleh kepala sekolah untuk mengatasi
kesulitan belajar dikelas IPS.
Macam-macam perencanaan dalam
pengantar manajemen dibagi menjadi 2 yaitu : Perencanaab organisasi dan
Perencanaan kontijensi
1. Perencanaan
organisasi, Perencanaan
ini terdiri dari:
a. Perencanaan strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan
strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari
Keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang
diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
b. Perencanaan taktis Adalah
rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk
mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis
pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika
dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat
dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata
c. Perencanaan operasional
Adalah rencana yang menitik beratkan pada perencanaan rencana taktis
untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer tingkat menegah
dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus jangka pendek dan lingkup
yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan
suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan perencanaan dengan lebih
mendekati pada bagian selanjutnya.
2. Perencanaan kontinjensi
Jenis
perencanaan lain yang juga penting adalah perencanaan kontinjensi (contingency
planning) yaitu penentuan serangkaian tindakan alternatif jika suatu rencana
tindakan secara tidak terduga terganggu atau dianggap tidak sesuai lagi.
Perencanaan telah diterapkan pada semua jenis kegiatan dan
sesungguhnya terdapat berbagai jenis perencanaan. Beberapa rencana meliputi:
kegiatan yang sangat luas, sedangkan ada juga yang meliputi kegiatan terbatas
saja, ada yang semata-mata meliputi pertimbangan operasional, sedangkan yang
lain menitik beratkan pada pelaksanaan, biaya,kualitas atau unsur-unsur penting
lainnya.
Menurut G.R. Terry bahwa jenis
rencana dapat di klasifikasikan menjadi:
a. Rencana Pengembangan
a. Rencana Pengembangan
b. Rencana Pemakai
c. Rencana
Anggota-Anggota Manajemen
Klasifikasi dari rencana-rencana tersebut adalah sesuai
dengan waktu yang di liput oleh rencana-rencana yang bersangkutan. Dengan
demikian terdapat rencana-rencana dilihat dari segi waktu jangka panjang
(meliputi waktu lima tahun atau lebih) dan rencana jangka pendek (meliputi
waktu dua tahun atau kurang). Rencana-rencana yang meliputi waktu tiga hingga
lima tahun kadang-kadang dianggap berjangka pendek atau juga dianggap jangka
panjang, tergantung dari organisasi yang bersangkutan, ada juga menyatakan
rencana-rencana seperti berjangka sedang, tetapi tidak begitu umum disebut
demikian. G.R. Terry lebih condong memakai periode waktu membenarkan
pengeluaran-pengeluaran seperti ditetapkan di dalam rencana
yang bersangkutan.Artinya, mereka menginginkan agar rencana
mencakup waktu yang diperlukan untuk menutup komitmen pengeluaran
mereka. Hal tersebut sering dinyatakan sebagai Recovery Cost. Menerima
konsepsi komitmen tersebut berarti bahwa yang direncanakan itu selalu
berbeda,tergantung dari hal-hal tersebut di atas dan keyakinan dari para top manajer. Jenis-jenis
rencana lainnya ialah rencana orientasi dan rencana operasional.Rencana-rencana
tersebut dapat berupa rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang. Rencana
orientasi berusaha untuk memperjelas sasaran-sasaran perusahaan yang masih
aktuil, kegiatannya, kemampuan, personil dan hubungannya dengan para langganan.
Dengan latar belakang rencana rencana seperti itu, dapat dibuat proyeksi
tentang hal-hal yang diharapkan akan terjadi. Sebaliknya, rencana-rencana
tersebut dapat memberi evaluasi kepada para manajer tentang situasi,
rencana. Rencana-rencana operasional meliputi kegiatan-kegiatan yang
segera akan dilaksanakan. Ia dapat menjawab siapa yang akan melaksanakan
apa mengaktifkan sumber-sumber fisik. yakni fasilitas, bahan dan personil,merupakan
hal-hal yang dicakup oleh rencana tersebut.
F. TIPE-TIPE PERENCANAAN
Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa
cara yang berbeda. Meskipun proses dasar perencanaan adalah sama bagi setiap
menejer, dalam praktek perencanaan dalam mengambil berbagai bentuk. Ini
disebabkan beberapa alasan. Pertama,
perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan
perencanaan yang digunakan berbeda pula. Kedua, bahkan dalam suatu organisasi
yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang
berbeda. Ketiga,
manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.
Ada lima dasar yang
digunakan dalam mengklasifikasikan perencanaan, yaitu:
1. Bidang
fungsional : Mencakup
rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Setiap faktor
memerlukan tipe perencanaan yang berbeda. Misalnya: rencana produksi
meliputi perencanaan kebutuhan bahan,scheduling atau
penjadwalan produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan sebagainya.
2. Tingkatan
organisasional : Termasuk
keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan
isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan
organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada rencana kerja organisasi.
3. Karakteristik
(sifat) rencana :
Melipitu faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan,
kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif.
Misalnya : rencana pengembangan produk biasanya bersifat rahasia,
rencana produksi lebih bersifat kuantitatif dibanding rencana personalia.
4. Waktu :
Menyangkut
rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
1.Jangka pendek < 1 tahun
2.Jangka menengah 1 – 5 tahun
3.Jangka panjang > 5 tahun
5. Unsur-unsur rencana
:
Dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dan
sebagainya. Perencanaan berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan
bagian dari tingkatan yang lebih tinggi.
Ada dua tipe utama
rencana yaitu:
1. Rencana-rencana
strategik (strategic plans), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi
yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas
keberadaan organisasi.
2. (Rencana-rencana
operasional operational plans), penguraian lebih terperinci bagaimana
rencana-rencana strategik akan dicapai.
bagaimana
rencana-rencana strategik akan dicapai. Ada dua tipe rencana-rencana
operasional, yaitu:
1. Rencana sekali
pakai (single-use plans) dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan
tidak digunakan kembali bila telah dicapai. Tipe-tipe pokok rencana sekali
pakai adalah program, proyek dan anggaran.b.)
2. Rencana tetap
(standing plans) merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan
situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang- ulang. Wujud umum
rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, program dan aturan.
G. LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN
Perencanaan membutuhkan pemikiran yang mendalam dengan
pemikiran yang mendalam akan membantu proses perencanaan yang akan buat.
Pemikiran tersebut dilandasi dengan keikhlasan dan keinginan untuk merencanakan
sebuah perencanaan bersama. Lebih dari dalam proses perencanaan hendaknya
memperhatikan pendapat dan aspirasi bersama, Islam menurut Asnawir dalam
bukunya Manajemen Pendidikan, paling tidak dalam menyusun perencanaan
pendidikan, termasuk perencanaan pendidikan Islam, perlu memperhatikan empat
unsure:
-
Pertama tujuan hendaknya jelas, yang tercakup perumusan
sasaran untuk mencari solusi dari problem yang ada.
-
Kedua, menetapkan teknik pengumpulan dan pengolahan data.
-
Ketiga, berorentasi ke masa depan yang bersifat prediksi.
-
Keempat, adanya kegiatan yang tersusun, terangkai untuk
mencapai tujuan.
Keempat unsur tersebut hendaknya menjadi perhatian bagi
manajer sebelum menyusun perencanaan. Hal ini perlu karena berhubungan dengan
kualitas, efektifitas dan efesiensi dalam isi kebijakan yang tersusun dalam
perencanaan.
Langkah-langkah perecanaan diantaranya:
1.
Menetapkan tugas dan
tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu
rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkanterlebih dahulu apa yang menjadi
tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang
tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
2.
Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan
(observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa
terhadapnya untuk ditentukan mana yang digumakan
3.
Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam
pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas
dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarnya biaya yang dibutuhkan
efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4.
Membuat sintesa, Sintesa yaitu alternatif
yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan
sintesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada
mempunyai kelemahan-kelemahan.
H. KERANGKA WAKTU PERENCANAAN
1. Rencana Jangka
Panjang
Suatu rencana jangka panjang (long-range plan) meliputi banyak tahun, bahkan
beberapa dekade.
2. Rencana jangka
Menengah
Suatu rencana yang agak bersifat sementara dan lebih mudah berubah
dibanding rencana jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi
periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer menengah dan
manajer lini.
3. Rencana jangka
Pendek
Seorang manajer juga mengembangkan suatu rencana jangka pendek, yang memiliki
kerangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana jangka pendek (short-range plan)
sangat mempengaruhi aktivitas seharihari manajer.
Menurut
Louis A.Allen(1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh
seorang manajer untuk berfikir kedepan dan mengambil keputusan saat ini, yang
memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan pada waktub yang akan
datang. Berikut ini aktivitas tersebut.
1. Prakiraan (forecasting) merupakan suatu usaha yang sistematis
untuk memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas
fakta yang telah diketahui.
2. Penetapan Tujuan (estabilishing objective) merupakan suatu aktivitas
untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.
3. Pemograman (programing) adalah suatu aktivitas yang
dilakukan dengan maksud untuk menetapkan: langkah-langkah utama yang diperlukan
untuk mencapai suatu tujuan, Unit dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap
langkah,
Urutan serta
pengaturan waktu setiap langkah
4. Penjadwalan (scheduling) adalah penetapan waktu menurut kronologi
tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.
5. Penganggaran (budgeting) merupakan suatu aktivitas untuk membuat
pernyataan tentang sumber daya keuangan(funansial recoures) yang disediakan
untuk aktivitas dan waktu tertentu.
6. Pengembangan Prosedur(developing procedure) adalah suatu
aktivitas menormalisasikan cara teknik, dan metode pelaksanaan suatu
pekerjaan.
7. Penetapan dan interpretasi kebijakan(establishing and interpreting
policies) adalah suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat
berdasarkan kondisi manajer dan bawahannya akan berkerja. Suatu kebijakan
adalah suatu keputusan yang senantiasa berlaku untuk permasalahan yang timbul
berulang demi suatu organisasi.
I. PRINSIP-PRINSIP PERENCANAAN
Planning yang efektif didasarkan pada fakta dan informasi,
bukan atas dasar emosi atau keinginan. Fakta-fakta yang relevan dengan situasi
yang sedang dihadapi berhubungan erat dengan pengalaman dan pengetahuan seorang
manajer. Dibutuhkan cara berfikir yang berefleksi,juga dapat dibantu oleh
imaginasi dan forecast. Selanjutnya Harold Koontz danCyril O'Donnell dalam buku
principles of management mengemukakan prinsip-prinsip planning sebagai
berikut :
1.
Prinsip membantu tercapainya tujuan
(principle of contribution to objective). Setiap perencanaan dan segala
perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian tujuan.
2.
Prinsip pengutamaan perencanaan (principle
of primacy of planning). Perencanaanmerupakan keperluan utama daripada manajer,
fungsi lainnya adalah organizing,staffing, directing, dan control. Seorang
manajer tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa
mengetahui tujuan dan pedoman dalam melaksanakan kebijaksanaan
3.
Prinsip pemerataan perencanaan (principle
of pervasiveness of planning). Walaupun fungsi manajemen itu sama pentingnya
baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya, tetapi harus diingat bahwa
prinsip pemerataan perencanaan memegang peranan penting, mengingat manajer
dalam tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab
atas berhasilnya rencana tersebut.Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak
mengerjakan perencanaan
J. TUJUAN PERENCANAAN
-
Tujuan pertama adalah
untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non
manajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka
capai, dengan siapa mereka harus bekerjasama, dan apa yang harus dilakukan
untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual
mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja
organisasi kurang efesien.
-
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi
ketidak pastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk
melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari
perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
-
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir
pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja
lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana,
seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat
menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
-
Tujuan yang terakhir adalah untuk
menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya,
yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian
atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan
yang ada. Tanpa adanya rencana,manajer tidak akan dapat menilai kinerja
perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan
adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan. Perencanaan
juga bertujuan untuk:
1.
Standar pengawasan, yaitu mencocokan
pelaksanaan dengan perencanaannya
2.
Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya
suatu kegiatan
3.
Mengetahui siapa saja yang terlibat
(struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.
4.
Mendapatkan kegiatan yang sistematis
termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5.
Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak
produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu.
6.
Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai
kegiatan pekerjaan.
7.
Menyerasikan dan memadukan bebera pa
subkegiatan.
8.
Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal
ditemui.
9.
Mengarahkan pada pencapaian tujuan.
MANFAAT PERENCANAAN
1. Standar pelaksanaan dan pengawasan
2. Pemilihan berbagai alternative terbaik
3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,
7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.
1. Standar pelaksanaan dan pengawasan
2. Pemilihan berbagai alternative terbaik
3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,
7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.
K. HAMBATAN DALAM PENETAPAN TUJUAN DAN PERENCANAAN
1. Tujuan yang Tidak
Tepat
Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang
besar kepada pemegang saham mungkin jika dananya didapatkan dengan mengorbankan
penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan
tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kal-mart menetapkan tujuan untuk memperoleh
lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart tahun depan, Tujuan juga tidak tepat
jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif
maupun kalitatif dari keberhasilan.
2. Sistem Penghargaan
yang Tidak Tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan
hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan.
3. Lingkungan yang
Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi
penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi
teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi
suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa
mendatang.
4. Keengganan untuk
Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi
mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan
untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan.
Jika seorang manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan
dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan
tampak nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk
menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha
perencanaan organisasi. Pfizer, suatu perusahaan farmasi besar, mengalami
masalah karena manajernya tidak menetapkan tujuan untuk penelitian dan
pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi tersebut jauh tertinggal di
belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk mengetahui seberapa efektif
usaha penelitian dan pengembangan mereka sebenarnya.
5. Penolakan terhadap
Perubahan Hambatan
lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap
perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam
organisasi. Avon Products hampir membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa
tahun yang lalu karena perusahaan bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran
deviden yang besar kepada para pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun,
manajer menolak memotong deviden dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar
deviden tersebut. Hutang perusahaan meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar
dalam waktu delapan tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan
masalah dan memotong deviden.
6. Keterbatasan Keterbatasan
(constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan
hambatan utama yang lain.
L. MENGATASI HAMBATAN
Efektifitas
penting bagi seorang manajer, seringkali dalam pengembangan perencanaan yang
efektif manajer mengalami hambatan – hambatan. Terdapat dua hambatan utama
dalam pengembangan rencana yang efektif, yaitu :
- Penolakan dari dalam diri perncanaan terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya.
David A. Kolb dan kawan – kawan mengemukakan beberapa alasan
mengapa manajer ragu – ragu atau seringkali gagal dalam menetapakan tujuan
organisasi
a)
Keengganan melepaskan tujuan alternatif
b)
Ketakutan akan kegagalan
c)
Minimnya pengetahuan tentang organisasi
d)
Minimnya pengetahuan tentang lingkungan
e)
Kurangnya percaya diri
2. Keengganan yang lazim dari para
anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan
ditimbulkan
a)
Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat
menolak perubahan – perubahan yang akan terjadi.
Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan
b)
Kengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada
c)
Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan
Ada
4 cara mengatasi hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan antara lain :
1. Pemahaman
Maksud Tujuan dan Rencana
Salah
satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah
dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat
keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.
Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu
memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke
waktu.
2. Komunikasi
dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat
tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang
lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan
seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana
strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang
bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana
harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang
hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena
mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat
penting orang biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya
mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau
menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi
seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.
3. Konsistensi
/revisi /dan pembaruan Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun
secara vertikal .konsistensi horizotal berarti bahwa tujan seharusnya
konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya.
Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan seharusnya
konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi : tujuan
stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan
perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus
direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya
merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.
4. Sistem
Penghargaan yang Efektif Secara umum, orang seharusnya diberi
penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun
karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari
faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa
kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Perencanaan
merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam
menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi
ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan
sistematis. Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu
Perencanaan berdasarkan jangkauan, Perencanaan berdasarkan kerangka waktu,
Perencanaan berdasarkan spesifisitas, Perencanaan berdasarkan frekuensi
penggunaan. Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan
tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem
penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.
B. SARAN
Sebaiknya
dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi
menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan.
Dalam
sebuah prencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai
hasil yang diinginkan
DAFTAR PUSTAKA
ü L. Daft Richard, Manajemen. Edisi
enam, Salemba empat, Jakarta, 2006.
ü Siswanto ,
bedjo,.2005.Pengantar Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta
ü Andi Makkulau, Analisis Kebijakan
Publik dan Perencanaan Pendidikan, (Makassar, UNM, 2004).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar